2023年10月26日至27日，中国石油和化工勘察设计协会2023年中部地区区域合作组织工作会议在武汉成功举办，来自中部地区5省2市18家设计企业的30余名代表参加了此次会议，共话勘察设计行业新形势、生产经营情况及区域合作平台建设等议题。武汉工程大学研究设计院和湖北省缘达化工工程有限公司承办大会。大会取得了圆满成功。
大会的成功召开和圆满闭幕，离不开大会幕后一支会务团队的百分努力与辛勤付出。此次会议以高效、专业的服务赢得了业内一致好评，正是这一支默默奉献、精益求精的会务团队为本次会议圆满召开提供了坚实保障。
加强统筹 落实责任
9月初，接到承办2023年中部地区区域合作组织工作会议的重任，院领导班子高度重视会议筹备工作，组建了由副院长徐祥兵任组长、院长助理薄瀛任副组长的会务组，从各部门抽调精干力量组建团队，统筹部署、推动大会筹备工作。
首次承办区域合作组织工作会议，没有任何经验，很多工作都是摸着石头过河。
副院长徐祥兵全程亲力亲为指导大会筹办。会议召开前20天，他带领工作组研究细化会务方案，确保各项工作按时落地；亲自拟定会议流程，精控每个会议环节；逐一审阅修改会务材料，确保数据精准、排版美观；多次前往会议现场实地考察，一丝不苟地检查场地布局、设施配备、餐饮住宿条件以及周边环境等情况。
遇事有策 解决问题
院长助理薄瀛全程协助院领导负责会务筹备的各项工作。本次会议筹备时间紧任务重，各个环节都出现过无法预知的困难，大家对他充满信赖，出现问题也首先想到寻求他的帮助。
“薄助理，金九银十的酒店开会场地很难预定，我们收集了12家酒店信息备选，要赶紧决定到底选择离机场近的还是离单位近的？”
“现在打印社设计的会议物料不够美观，能否找到专业机构设计会议全系列用品？”
“今天卫星发射，大部分与会代表的航班都延期了，接机批次变多，我们车辆有限怎么处理？”
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他总是想方设法提出应急预案，与大家一起完成任务。
在团队中他以其独特的亲和力和责任感，将每一个成员紧密地团结在一起，他总能冷静的面对突发情况，想出解决之策，确保各环节有条不紊进行。
主动作为 精益求精
袁园、程紫薇和胡莎分别来自综合管理部和设计事业部，在会议筹备期间她们三位承担着对内对外协调各方资源的重担。在会务的各个环节都可以看到她们忙碌的身影。
袁园负责协调会议住宿及用餐安排，开会场地预定及布置等相关事宜。开会前期她经常晚上十点还在跟酒店经理持续沟通，只为争取到更好的会议住房及用餐条件。正式会议召开的前一天晚上，她和胡莎与酒店会场管理人员反复测试会议设备到十一点，力求将每一个细节都调整至最佳状态，做到胸中有数。
胡莎为了会议用品呈现精致美感，营造更具品质的会议氛围，经常因为一个细节跟设计师反复修改数十次。
程紫薇始终以春风般的笑容和温暖的话语为每一位代表做好参会指引，展现出无可挑剔的服务态度。面对航班延期这一突发状况，保持沉着冷静，积极协调车辆保障组，确保每一位参会人员都能得到妥善接送。
晏天和李潇博分别来自财务部和人力资源部，是本次会务组机动预备队。晏天凭借着精湛的拍摄技术，用镜头记录会务的每一个精彩瞬间。会后她表示，没想到自己的兴趣爱好有一天也能变成为我院服务的战斗力。李潇博穿梭于会场的各个区域，哪里有需要就立刻出现在哪里，一会儿帮忙布置会场的席卡，一会又陪同接送嘉宾，她如同一个灵活的音符，在不同的场景奏响和谐旋律。
任劳任怨 用心用情
涂光美、刘进涛、丁勇、吕朋涛、汤席珍分别来自后勤保障部和设计事业部。作为车辆保障组，会议期间他们经常马不停蹄连轴转，披星戴月踏归程。吕朋涛为送早班机的参会代表，早上六点就从20多公里外的家赶到酒店等候，会议结束后送会务人员回家已是凌晨。涂光美、刘进涛、丁勇和汤席珍在会议期间频繁往返于机场和酒店之间，时常还未来得及用餐，便又要匆匆启程去接送参会代表。面对多趟航班延期的突发状况，会务用车有限，他们就增多接送频率，圆满完成接送近20位参会代表的艰巨任务。
蔡蓓和金婧两位同志，为实现隆重热烈办会和节俭清廉办会的有机统一，默默奉献着自己的智慧。
致敬幕后会务团队
本次会议筹备牢固树立 “全校一盘棋，全院一整体” 思维，各部门坚决服从院里的统一安排，紧密协同作战。会务团队充分发挥主观能动性，以优良的团队精神汇聚起强大的工作合力，高质量高效率完成会务工作。
他们身处幕后，虽没有聚光灯的璀璨照耀，却怀有最炽热的奉献之心；虽没有掌声的热烈簇拥，却秉持最坚定的责任担当。他们是默默的守护者，是本次会议成功背后的坚实力量；他们是笃定的前行者，发自己的光同时也照亮大家摸索前进的路。（撰稿：袁园；供图：晏天；审稿：苏纯华）